株式会社ワールドステイ様｜medica実績

柔軟な求人枠管理で33施設の採用業務を効率化、人事担当者の時間創出を実現

プロジェクト概要

関東圏で33の介護施設を運営する株式会社ワールドステイ様は、デイサービス、サービス付き高齢者向け住宅など多様な介護サービスを展開し、地域の高齢者支援に貢献されています。しかし、急速な事業拡大に伴い、限られた人事担当者による多施設の採用管理という課題に直面されていました。

弊社では、2023年より採用支援サービスを提供。固定的な求人枠管理から、事業規模に合わせた柔軟な運用体制への移行を実現し、一次対応の品質統一から応募者管理の効率化まで、一貫した採用力強化をサポートさせていただきます。

今回は、人事・総務・労務業務を幅広く担当される渡邉様に、弊社との取り組みの背景や成果、そして今後の展望について詳しくお話を伺いました。

1. 背景と課題：多施設運営における「採用業務効率化」への挑戦

業界特有の人材不足と業務負荷の集中

——本日はありがとうございます。まず、弊社にご相談いただく前は、どのような課題を抱えていらっしゃったのでしょうか？

渡邉様： 当時、人事業務に就いてまだ2〜3年目という状況で、現場職から人事に移ったばかりでした。33施設の求人管理を担当しながら、人事だけでなく総務や労務業務も兼任しており、採用業務に十分な時間を割けないという課題がありました。正直、求人作成だけでもかなりの時間がかかっていたんです。

——多くの介護事業者様が同じ悩みを抱えています。特に人事業務の経験が浅い中での多施設管理は大変だったのではないでしょうか。

渡邉様： そうですね。「言われればやります」という状況で、パソコンの修理から外国人雇用の手続き、労災対応まで、経理総務部として本当に幅広い業務を担当していました。その中で採用業務は後回しになってしまいがちで、求人を出すのも後手に回ってしまっていた時期でした。

2. 実施施策：柔軟な枠管理と品質統一で導き出した「効率的な採用体制」

固定枠制からの脱却による運用改善

——弊社との取り組みが始まり、サービスの利用方法にはどのような変化がありましたか？

渡邉様： 最初は1事業所8枠という固定的な使い方をしていました。新規オープンに向けて3ヶ月間集中的に使うような形でしたが、25床程度のサービス付き高齢者向け住宅やデイサービスには少し過剰な面もありました。

事業規模に合わせたサービス最適化

——その課題をどのように解決されたのでしょうか？

渡邉様： 三上さんにご相談して、事業所数の制限を取り払っていただけるようになってから、一気に利便性が向上しました。圧倒的に必要なところに集中して求人を出せるようになり、複数の事業所で同時並行的に採用活動を進められるようになりました。事業所数が増えてくると、どうしても欠員が頻発する状況になりますから、柔軟性は非常に重要でした。

3. プロジェクトの特徴：継続的な改善提案がもたらした信頼関係

印象的だった弊社の対応

——プロジェクトを進める中で、特に印象に残っているエピソードはありますか？

渡邉様： 一次対応でかなり詳細な情報を聞き取りしていただけるので、管理者による対応のブレが少なくなったことですね。面接に来ていただければ、ある程度スムーズに進むという状況になりました。「ここから何を聞けばいいの？」「あれを聞いてなかった？」といった管理者からの質問が減りました。

弊社の強みはどこにあると感じますか？

——ありがとうございます。弊社のサービスについて、一番の強みはどこにあると感じていらっしゃいますか？

渡邉様： 三上さんに「この方どうですか？」と相談できるフォロー体制も含めて、管理する側としてはリマインドしてくれて本当にありがたいと感じています。応募者情報の共有もスムーズになり、私たち以外でもハローワークからの応募や直接の問い合わせなど、全体的な採用管理が効率化されました。

4. 成果と効果：時間創出による業務改善の実現

人事担当者の時間創出による効果

——サービス導入による最も大きな効果は何でしょうか？

渡邉様： 時間が得られたということが最もありがたかったです。知識をつけるにも、調べ物をするにも時間がかかりますし、人事と労務を兼任している中で、求人を出すための情報収集だけでもかなりの時間を要していました。

採用業務への意識と品質の変化

——時間創出以外に、社内で何かポジティブな変化はありましたか？

渡邉様： 求人作成から投稿まで、そこから応募対応まで、これらの作業が後回しになってしまっていた時期に、安心して他の業務に集中できるようになりました。スキルをつけるためにも、そういった時間的な余裕ができたことで、より戦略的な人事業務を考えられるようになりました。管理者レベルでの採用業務への理解も深まったと感じています。

5. 今後の展望：「組織力強化」を支える採用パートナーへ

共に創りたい介護の未来

——今後、会社をどのように成長させていきたいとお考えですか？

渡邉様： 職員一人ひとりが自分の役割を意識して業務に取り組める施設運営を目指しています。大手にはない強みとして、お金じゃない価値を提供できるような職場環境を作りたいと考えています。今年1月にも新規施設のオープンを予定しており、また外国人雇用も増加傾向にあるため、より多様な人材の採用に対応していく必要があります。

弊社に期待すること

——その未来を実現するために、弊社とどのようなパートナーシップを築いていきたいですか？

渡邉様： medicaさんからいただく応募者の要望や、業界全体の動向なども参考にさせていただきながら、求人活動を通じて得られる情報から、働きたいと思える環境づくりのヒントを得て、それを少しずつ実現していければと思います。会社も良くなり、業界も牽引できるような組織になれるよう、継続的なパートナーシップを築いていきたいですね。

関連リンク

• 株式会社ワールドステイ

本記事は2025年9月に実施したインタビューを基に作成しました。